สำนักงานสภามหาวิทยาลัยมหิดล เกิดขึ้นจากแนวคิดของคณะอนุกรรมการประสานงานพัฒนานโยบายสภามหาวิทยาลัยมหิดล ซึ่งมีนายไพบูลย์ วัฒนศิริธรรม กรรมการสภามหาวิทยาลัยผู้ทรงคุณวุฒิเป็นประธาน ซึ่งคณะ อนุกรรมการชุดนี้ มีภาระหน้าที่ในการพิจารณาเสนอประเด็นนโยบายต่อสภามหาวิทยาลัย และพิจารณากำหนดแนวทาง การดำเนินการเพื่อให้นโยบายประสบผลสำเร็จ โดยในการประชุมสภามหาวิทยาลัยครั้งที่ ๓๙๑ เมื่อวันที่ ๑๖ สิงหาคม พ.ศ. ๒๕๔๙ ได้มีการเสนอให้มีการจัดตั้ง “สำนักงานสภามหาวิทยาลัยมหิดล” เป็นหน่วยงานนำร่องเพื่อรองรับการทำงานเชิงนโยบายของสภามหาวิทยาลัย และในการประชุมสภามหาวิทยาลัย ครั้งที่ ๓๙๒ เมื่อวันที่ ๒๗ กันยายน พ.ศ. ๒๕๔๙ ได้มีมติให้แต่งตั้งคณะทำงานเพื่อพิจารณาโครงสร้างและศึกษารายละเอียดการจัดตั้งสำนักงานสภามหาวิทยาลัยมหิดล โดยเมื่อคณะทำงานชุดดังกล่าว ดำเนินการตามที่ได้รับมอบหมายแล้ว ให้นำเสนอคณะอนุกรรมการประสานงานพัฒนานโยบายสภามหาวิทยาลัยพิจารณา เพื่อนำเสนอสภามหาวิทยาลัยพิจารณาต่อไป และในการประชุมสภามหาวิทยาลัย ครั้งที่ ๓๙๓ เมื่อวันที่ ๑๘ ตุลาคม พ.ศ. ๒๕๔๙ ได้มีมติเห็นชอบในหลักการให้จัดตั้งสำนักงานสภามหาวิทยาลัยมหิดล โดยมอบหมายให้ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ทพ.พาสน์ศิริ นิสาลักษณ์ เลขานุการสภามหาวิทยาลัย ในขณะนั้น ได้ไปหารือกับอธิการบดี และรองอธิการบดีฝ่ายต่างๆ เพื่อหาแนวทางในการดำเนินการต่อไป โดยเน้นด้าน Function และ Job Description ของหัวหน้าหน่วยงานและเจ้าหน้าที่ให้ชัดเจน โดยในการประชุมสภามหาวิทยาลัย ครั้งที่ ๓๙๔ เมื่อวันที่ ๑๕ พฤศจิกายน พ.ศ. ๒๕๔๙ ได้มีมติเห็นชอบการจัดตั้งสำนักงานสภามหาวิทยาลัยมหิดล โดยมีภารกิจหลักในการสนับสนุนการดำเนินงานหรือสนับสนุนภารกิจของสภามหาวิทยาลัย โดยเฉพาะภารกิจด้านการพัฒนานโยบายและยุทธศาสตร์ รวมทั้งทำหน้าที่เป็นเลขานุการกิจของสภามหาวิทยาลัย ทั้งนี้ ได้มีประกาศสภามหาวิทยาลัยจัดตั้งสำนักงานสภามหาวิทยาลัยมหิดล เมื่อวันที่ ๑๘ ธันวาคม พ.ศ. ๒๕๔๙ เพื่อรองนโยบายและภารกิจจากสภามหาวิทยาลัย โดยมีโครงสร้างการดำเนินงานขึ้นตรงต่อนายกสภามหาวิทยาลัย ดำเนินงานภายใต้การกำกับดูแลของหัวหน้าสำนักงานสภามหาวิทยาลัย และสภามหาวิทยาลัย
หน้าที่ของสำนักงานสภามหาวิทยาลัย
สำนักงานสภามหาวิทยาลัยมีภารกิจเกี่ยวกับงานของสภามหาวิทยาลัย การประสานกับฝ่ายบริหารมหาวิทยาลัย พัฒนาการออกระเบียบ ข้อบังคับ ประกาศ คำสั่ง และมติ ของสภามหาวิทยาลัย ประสานการปฏิบัติตามนโยบายของสภามหาวิทยาลัย เพื่อนำไปสู่การบริหารมหาวิทยาลัยที่มีประสิทธิภาพตามหลักของการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี โดยให้มีหน้าที่ดังนี้
๑. จัดการประชุมสภามหาวิทยาลัย และการบริหารจัดการงบประมาณเพื่อสนับสนุนการดำเนินงานของสภามหาวิทยาลัย
๒. งานธุรการต่าง ๆ ของสภามหาวิทยาลัย และดำเนินการเกี่ยวกับภาระงานของสภามหาวิทยาลัยตามที่กำหนดไว้ในกฎหมาย
๓. ประสานงานกับบุคคล หน่วยงานต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย ส่วนราชการและองค์กรอื่น ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับงานของสภามหาวิทยาลัย
๔. ประสานงานและหรือดำเนินงานเพื่อการติดตามผลการปฏิบัติงานตามมติของสภามหาวิทยาลัย
๕. รวบรวม วิเคราะห์ ข้อบังคับ ระเบียบ และมติสภามหาวิทยาลัยสำหรับการปฏิบัติงานของสภามหาวิทยาลัย
๖. เป็นหน่วยงานประสาน และดำเนินงานการประชุมอื่น ๆ ของคณะกรรมการและคณะอนุกรรมต่าง ๆ ที่แต่งตั้งขึ้นตามมติสภามหาวิทยาลัย หรือตามที่สภามหาวิทยาลัยมอบหมาย
๗. บริการและเผยแพร่ข่าวสารการปฏิบัติงานของสภามหาวิทยาลัยให้แก่บุคลากรของมหาวิทยาลัยได้ทราบ
๘. จัดทำระบบสารสนเทศสำหรับสนับสนุนการประชุมสภามหาวิทยาลัย ที่มีหน้าที่จัดเก็บ สืบค้น อ้างอิง เผยแพร่เอกสารประกอบการประชุมรวมถึงมติของสภามหาวิทยาลัย
๙. ปฏิบัติหน้าที่อื่นตามที่กฎหมาย ข้อบังคับ ระเบียบ และมติของสภามหาวิทยาลัยกำหนดให้เป็นหน้าที่ของสำนักงานสภามหาวิทยาลัย และหรือปฏิบัติหน้าที่อื่นตามที่สภามหาวิทยาลัยมอบหมาย
ภาระงานของสำนักงานสภามหาวิทยาลัย
สำนักงานสภามหาวิทยาลัยทำหน้าที่ด้านบริหารและธุรการของสภามหาวิทยาลัย โดยทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการเสนอเรื่องของหน่วยงานต่างๆ ต่อสภามหาวิทยาลัย ตามกฎหมายและระเบียบ ข้อบังคับที่กำหนดให้เป็นอำนาจหน้าที่ของสภามหาวิทยาลัย ดังนี้
๑. กลั่นกรองเรื่องที่จะต้องนำเสนอสภามหาวิทยาลัยทุกเรื่องให้เป็นไปตามระเบียบข้อบังคับ รวมทั้งเปรียบเทียบกับเรื่องที่เคยเสนอหรือเป็นมติของสภามหาวิทยาลัยมาก่อนตลอดจนเสนอข้อกฎหมายหรือระเบียบวิธีปฏิบัติให้สภามหาวิทยาลัยสามารถวินิจฉัยได้โดยถูกต้อง
๒. ศึกษา วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อเสนอความเห็นเกี่ยวกับร่างระเบียบ ร่างข้อบังคับ รวมทั้งปัญหาข้อกฎหมายที่เกี่ยวเนื่องกับการออกระเบียบหรือข้อบังคับของสภามหาวิทยาลัยเพื่อประกอบการวินิจฉัยของสภามหาวิทยาลัย หรือนายกสภามหาวิทยาลัย หรือเลขานุการสภามหาวิทยาลัย แล้วแต่กรณี ตลอดจนให้ความเห็นเกี่ยวกับปัญหาข้อกฎหมายอันสืบเนื่องมาจากการออกระเบียบหรือข้อบังคับของสภามหาวิทยาลัยตามที่ส่วนราชการในสังกัดมหาวิทยาลัยได้ขอหารือเพื่อประกอบการวินิจฉัยสั่งการของนายกสภามหาวิทยาลัยหรือเลขานุการสภามหาวิทยาลัย
๓. ศึกษา วิเคราะห์และประมวลมติสภามหาวิทยาลัย รวมทั้งติดตามผลการปฏิบัติตามมติสภามหาวิทยาลัยที่มอบหมายให้มหาวิทยาลัยหรือหน่วยงานของมหาวิทยาลัยนำไปปฏิบัติและรายงานความก้าวหน้าของการดำเนินงานต่อสภามหาวิทยาลัยตามรอบระยะเวลาที่กำหนด
๔. การบริหาร/การดำเนินการการประชุมของสภามหาวิทยาลัย
สำนักงานสภามหาวิทยาลัยมีหน้าที่เกี่ยวกับการบริหารงานทั่วไปในการประชุมสภามหาวิทยาลัย โดยมีหน้าที่
๑. จัดระเบียบวาระการประชุมสภามหาวิทยาลัยตามข้อบังคับของมหาวิทยาลัยโดยนำเรื่องต่างๆ ที่หน่วยงานนำเสนอและผ่านการพิจารณากลั่นกรองโดยคณะกรรมการหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องของมหาวิทยาลัยแล้วนำเข้าระเบียบวาระการประชุม
๒. เชิญประชุมสภามหาวิทยาลัย ดูแลอำนวยความสะดวกแก่กรรมการสภามหาวิทยาลัยในการเดินทางมาร่วมประชุม รับรองและอำนวยความสะดวกแก่ผู้มาชี้แจงต่อที่ประชุม ตลอดจนเตรียมข้อมูลต่างๆ เพื่อประกอบการพิจารณาของที่ประชุม รวมถึงการดูแลความเรียบร้อยทั่วไปของสถานที่ประชุมสภามหาวิทยาลัย
๓. การจัดทำรายงานการประชุมเพื่อเสนอสภามหาวิทยาลัยรับรองในการประชุมคราวต่อไป
๔. ยืนยันมติสภามหาวิทยาลัยไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
๕. ดำเนินเรื่องสืบเนื่องที่จะทำให้ภารกิจนั้นสมบูรณ์ เช่น เสนอคำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับให้นายกสภมหาวิทยาลัยลงนาม หรือดำเนินการเสนอเรื่องที่อยู่ในความรับผิดชอบไปยังหน่วยเหนือเพื่อดำเนินการต่อไป
๖. ตรวจสอบคำสั่ง ประกาศ ระเบียบ ข้อบังคับที่ได้รับความเห็นชอบจากสภามหาวิทยาลัยแล้ว เพื่อนำเสนอนายกสภามหาวิทยาลัยลงนาม และแจ้งคำสั่ง ประกาศ ระเบียบ ข้อบังคับให้ส่วนราชการหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องถือปฏิบัติ
๗. รวบรวม วิเคราะห์ จัดเก็บ จัดทำฐานข้อมูลและให้บริการข้อมูลมติสภามหาวิทยาลัยแก่สภามหาวิทยาลัยเพื่อประกอบการพิจารณาของสภามหาวิทยาลัย และเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารของสภามหาวิทยาลัยให้แก่บุคลากรและส่วนราชการของมหาวิทยาลัย ตลอดจนส่วนราชการอื่น ๆ และประชาชนทั่วไป รวมทั้งการจัดทำและเผยแพร่ผลการดำเนินงานของสภามหาวิทยาลัย
๘. ประมวลและรวบรวม ระเบียบ ข้อบังคับ และมติของสภามหาวิทยาลัย ในเรื่องสำคัญให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอสำหรับใช้อ้างอิง
๙. นำเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยมาใช้ในการประชุมและการดำเนินงานของสภามหาวิทยาลัยเพื่อลดเอกสารหรือทดแทนการใช้เอกสารให้มากที่สุด
๑๐. ให้บริการอำนวยความสะดวกเกี่ยวกับการใช้ห้องประชุมและการรับรองในเรื่องอื่น ๆ แก่กรรมการสภามหาวิทยาลัยและคณะกรรมการต่าง ๆ ของสภามหาวิทยาลัย
ปัจจุบัน หน่วยงานภายใต้สำนักงานสภามหาวิทยาลัยมหิดล ประกอบด้วย ๒ งานหลัก ดังนี้ ๑) งานบริหารงานทั่วไป และ ๒) งานพัฒนานโยบายและยุทธศาสตร์ โดยสำนักงานสภามหาวิทยาลัยมีบทบาทสำคัญ ในการประสานงาน ติดตามการดำเนินงานตามมติสภามหาวิทยาลัย ตลอดจนวิเคราะห์ กลั่นกรอง และจัดทำข้อมูล เพื่อเป็นแนวทางในการพิจารณาหรือตัดสินใจของสภามหาวิทยาลัย รวมทั้ง ทำหน้าที่ประสานตรวจสอบการบริหารงานของอธิการบดี และหัวหน้าส่วนงานต่างๆ ดังนี้งานบริหารทั่วไป
๑. เป็นหน่วยสารบรรณของสำนักงานสภามหาวิทยาลัยในการรับเรื่อง การออกเลขที่หนังสือ และการเวียนแจ้งเรื่อง/คำสั่งของสภามหาวิทยาลัย
๒. ทำหน้าที่ฝ่ายเลขานุการที่ประชุมสภามหาวิทยาลัย
๓. ทำหน้าที่ฝ่ายเลขานุการดำเนินการสรรหานายกสภามหาวิทยาลัย กรรมการสภามหาวิทยาลัยผู้ทรงคุณวุฒิ และฝ่ายเลขานุการดำเนินการเลือกตั้งกรรมการสภามหาวิทยาลัย จากผู้ปฏิบัติงานในมหาวิทยาลัยที่ไม่ใช่คณาจารย์ประจำ
๔. จัดทำงบประมาณของสำนักงานสภามหาวิทยาลัย และขออนุมัติในหลักการค่าใช้จ่ายในการจัดประชุมสภามหาวิทยาลัย
๕. ประสานและดำเนินการในกิจกรรมพิเศษของสำนักงานสภามหาวิทยาลัย
๖. จัดทำ website ของสำนักงานสภามหาวิทยาลัย
๗. หน้าที่อื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
งานพัฒนาและยุทธศาสตร์
๑. วิเคราะห์ กลั่นกรอง และเสนอประเด็นเชิงนโยบายต่อสภามหาวิทยาลัย
๒. ประสานงานในการนำนโยบายหรือยุทธศาสตร์ของสภามหาวิทยาลัยไปสู่การปฏิบัติ
๓. เป็นฝ่ายเลขานุการของคณะทำงานด้านต่างๆ เพื่อทบทวนบทบาทการดำเนินงานด้านนโยบายสาธารณะของมหาวิทยาลัยมหิดล ตลอดจนศึกษาหารูปแบบและแนวทางที่เหมาะสมในการดำเนินงานนโยบายสาธารณะของมหาวิทยาลัย เพื่อจัดทำแผนงานนำเสนอต่อสภามหาวิทยาลัย
๔. จัดประชุมระดมสมองระหว่างบุคลากรในมหาวิทยาลัย กับภาคส่วนต่างๆ ของสังคม (Core Group) เพื่อค้นหาผู้มีความสนใจร่วมในแต่ละประเด็น
๕. จัดเวทีสัมมนานโยบายสาธารณะ พร้อมจัดเตรียมข้อมูลเบื้องต้นที่ใช้ในการสัมมนา ตลอดจนสื่อการสัมมนาต่างๆ
๖. ดำเนินการสื่อสารสาธารณะ เพื่อประชาสัมพันธ์และเผยแพร่ความรู้ที่ได้จากการจัดกระบวนการนโยบายสาธารณะของสู่สังคม
๗. ติดตามประเมินผลการดำเนินงานตามนโยบาย/มติของสภามหาวิทยาลัย